Универсальной или, тем более. обязательной формы претензии не существует.

Важно, чтобы в ней было отражено Ваше требование и на чем Вы его основываете.

При этом также важно указать свои данные с адресом и телефоном, а также обязательно ревизиты счета, если требование связано с выплатой Вам денежных средств

Направлять претензию необходимо Почтой России  либо заказным письмом с уведомлением, либо ценным с описью, если к ней прилагаются важные доказательства. 

Актуальный адрес лица, которому Вы направляете претензию, лучше всего проверить по его ИНН в выписке ЕГРЮЛ, которая находится в открытом доступе

После того, как претензия поступит к лицу, которому Вы ее направили, следует ожидать истечения срока, предсмотренного законом или договором для удовлетворения предъявленного в ней требования.

В случае согласия удовлетворить Вашу претензию рекомендуется зафиксировать это письменно с указанием срока и способа исполнения Вашего требования